작성·감수: 세무법인청년들 이규상 세무사 · 최종 검토 2026-10-10
대표나 직원이 개인카드로 먼저 낸 업무비도 회사 비용과 부가세 매입세액 공제가 됩니다. 다만 계좌로 돌려준 기록만으로는 부족하고, 건별 매출전표·사용 목적·정산 결재가 남아 있어야 하며, 부가세는 결제한 과세기간 신고에 수령명세서로 직접 넣어야 합니다.
이 글은 2026년 10월 기준 세법을 바탕으로 작성되었습니다. 이후 개정 사항이 있을 수 있으므로, 신고 시점의 법령을 확인하시기 바랍니다.
나에게 해당하는가?
법인 대표가 회사 출장비·소모품을 개인카드로 결제하고 나중에 회사 돈으로 돌려받습니다.
직원이 업무용 물품·교통비를 개인카드로 내고, 한 달 치를 모아 계좌로 정산해 줍니다.
개인사업자인데 홈택스에 사업용 카드로 등록하지 않은 개인카드로 사업 지출을 했습니다.
장부에 '대표 카드 정산', '직원 경비 정산' 같은 이체 기록만 있고 영수증은 일부만 남아 있습니다.
하나라도 해당하면 지금 할 일은 세 가지입니다. 첫째, 정산할 때마다 건별 매출전표와 사용 목적을 붙입니다. 둘째, 그 결제분을 결제일이 속한 부가세 신고의 신용카드매출전표등 수령명세서에 넣습니다. 셋째, 영수증 없이 정액으로 주는 돈은 정산이 아니라 급여로 처리합니다.
비용 인정과 부가세 공제는 요건이 다릅니다
같은 영수증 한 장이라도 법인세·소득세에서 비용으로 인정받는 요건과 부가세에서 매입세액을 공제받는 요건은 따로 봅니다.
구분 | 비용(손금·필요경비) | 부가세 매입세액 공제 |
핵심 요건 | 사업과 관련된 지출이고 적격증빙을 받았을 것 | 일반과세자에게서 받은 카드전표에 부가세가 구분 기재되고, 수령명세서를 제출·보관할 것 |
카드 명의 | 조문상 일반 비용은 명의 제한 없음. 단, 법인의 기업업무추진비는 1회 3만 원 초과 시 법인 명의 카드 필요 | 조문상 명의 요건 없음 |
빠지는 경우 | 사적 지출, 업무 관련성을 보여 주지 못한 지출 | 여객운송·목욕·이발·미용·입장권 사업, 영수증만 발급하는 간이과세자 전표, 기업업무추진비, 개별소비세 과세 승용차 유지비, 사업과 무관한 지출 |
증빙이 없을 때 | 비용 부인 또는 2% 증명서류 수취 불성실 가산세 | 공제 배제 |
부가가치세법 제46조 제3항은 '사업자가' 전표를 발급받았는지를 묻고, 누구 이름의 카드인지는 정하지 않습니다. 그래서 실무에서 갈리는 지점은 명의가 아니라 '회사 업무에 쓴 지출이라는 기록'과 '수령명세서 제출'입니다.
조세심판원 결정(조심 2024서2835)에서 청구법인은 임직원·가족 명의 카드 결제분도 공제된다는 국세청 해석을 들었습니다. 그러나 심판원은 재고관리대장 같은 사업 관련 증빙이 없고 수령명세서를 제출·보관하지 않았다며 비용과 공제를 모두 인정하지 않았습니다.
실제로 많이 나오는 상황
상황. 직원 몇 명을 둔 제조·납품 법인입니다. 대표와 영업 직원 두 명이 지방 현장 출장이 잦아 숙박비·KTX·주유비·식사비, 사무실 소모품을 각자 개인카드로 결제합니다. 한 달 치를 모아 다음 달 말에 회사 계좌에서 한꺼번에 돌려줍니다. 사람마다 한 달 수십만 원–100만 원대입니다. 결산 때 보니 장부에는 정산 이체 기록만 있고, 영수증은 일부만 남아 있었습니다. 대표가 개인카드로 낸 거래처 저녁 식사비도 섞여 있었습니다.
사업주의 생각. 회사 일로 쓴 돈이 분명하니 이체 기록만 있으면 비용이 되고, 카드로 결제했으니 부가세도 당연히 공제된다고 생각했습니다. 개인카드라 홈택스에 잡히지 않는다는 점은 신경 쓰지 않았습니다.
판단 포인트.
1.
이체 기록은 '돈을 돌려준 사실'만 보여 줍니다. 무엇을 왜 샀는지는 건별 매출전표와 사용 목적 기록으로 보여 줘야 비용이 됩니다.
2.
개인카드 결제분은 사업용 카드 내역처럼 신고 자료에 모이지 않습니다. 수령명세서에 직접 넣지 않으면 공제가 빠집니다. 넣는 신고는 정산일이 아니라 결제일이 속한 과세기간입니다.
3.
KTX 승차권은 여객운송업 전표라 부가세 공제 대상이 아닙니다. 숙박비·소모품은 일반과세자 전표라면 공제 대상입니다. 주유비는 차종을 봐야 합니다. 개별소비세 과세 대상 승용차의 유지비 매입세액은 공제되지 않고(부가가치세법 제39조 제1항 제5호), 화물차 주유비는 공제 대상입니다.
4.
거래처 저녁 식사비가 3만 원을 넘었다면 법인 명의 카드가 아니어서 법인 비용으로 인정되지 않고, 부가세도 공제되지 않습니다.
이 상황에서 확인할 자료.
건별 카드 매출전표 또는 카드사 월별이용대금명세서: 일자·가맹점·금액·부가세액을 보여 줍니다.
사용 목적 기록(출장지, 방문 거래처, 구입 물품 용도): 사업 관련성을 보여 줍니다.
출장 일정표나 업무 일지: 출장비가 실제 업무 일정과 맞는지 보여 줍니다.
정산서와 대표·관리자 결재: 회사가 그 지출을 회사 비용으로 확인했다는 기록입니다.
정산 계좌이체 내역: 정산서 합계와 이체 금액이 같은지 맞춰 봅니다.
가맹점의 과세 유형: 간이과세자 중 영수증만 발급하는 곳의 전표는 공제에서 뺍니다.
결론. 남은 영수증과 카드사 이용내역으로 건별 목록을 다시 만들고, 업무 목적을 한 줄씩 적어 정산서에 붙입니다. 공제 대상 전표는 결제일이 속한 과세기간 수령명세서에 넣고, 이미 신고가 끝난 기간이면 수정신고나 경정청구로 추가합니다. 거래처 식사비처럼 법인 명의 카드가 필요한 지출은 앞으로 법인카드로만 결제합니다.
세 갈래로 나눠 보기
갈래 | 장부 처리 | 부가세 공제 | 주의할 점 |
① 법인 대표가 개인카드로 결제 | 비용으로 잡고 대표에게 갚을 돈(미지급금 또는 가수금)으로 기록, 돌려줄 때 지움 | 수령명세서에 넣으면 가능 | 1회 3만 원 초과 기업업무추진비는 법인 명의 카드가 아니면 손금불산입 |
② 직원이 개인카드로 결제 후 실비 정산 | 비용으로 잡고 직원에게 갚을 돈(미지급금)으로 기록 | 수령명세서에 넣으면 가능 | 영수증 없는 정액 지급은 근로소득 |
③ 개인사업자 본인이 미등록 개인카드로 결제 | 사업 관련 지출만 필요경비로 장부에 기록 | 수령명세서에 넣으면 가능 | 미등록 카드는 전표나 월별이용대금명세서를 직접 보관 |
법인 대표 개인카드 결제분의 장부 기록
시점 | 장부 기록 | 설명 |
대표가 결제한 날 | 비용(여비교통비·소모품비 등)과 부가세대급금 / 대표에게 갚을 돈 | 법인이 대표에게 빚을 진 상태 |
법인이 돌려준 날 | 대표에게 갚을 돈 / 보통예금 | 갚을 돈이 0이 됨 |
돌려주지 않고 둔 경우 | 대표에게 갚을 돈이 남음 | 이 잔액이 가수금으로 쌓임 |
결산 때 정산하지 않은 대표 결제분은 법인이 대표에게 갚아야 할 돈으로 남습니다. 가수금의 성격과 활용은 아래 함께 보면 좋은 글에서 다룹니다.
개인사업자 본인의 미등록 카드
개인사업자가 개인카드로 사업 지출을 해도 그 이유만으로 비용과 공제에서 빠지지는 않습니다. 다만 국세청 현금영수증 홈페이지에 사업용 신용카드로 등록한 카드의 전표는 보관하지 않아도 되는 반면(소득세법 시행령 제208조의2 제5항), 등록하지 않은 카드는 전표나 카드사 월별이용대금명세서를 직접 보관해야 합니다. 사업 지출이 반복되는 카드라면 등록해 두는 편이 신고 누락을 줄입니다.
실비 정산과 정액 수당은 세금이 다릅니다
직원이 회사 업무에 쓴 돈을 영수증대로 돌려주는 것은 회사가 낼 비용을 직원이 대신 낸 것을 갚는 일입니다. 반면 영수증 없이 매달 같은 금액을 주면 소득세법 시행령 제38조가 정한 근로소득이 될 수 있습니다.
구분 | 실비 정산 | 정액 수당 |
지급 방식 | 건별 영수증 금액대로 | 매달 정해진 금액 |
직원 쪽 세금 | 회사 비용을 대신 낸 돈을 돌려받는 것 | 여비 명목 월액·연액, 업무 사용이 분명하지 않은 판공비는 근로소득 |
비과세 예외 | 해당 없음 | 여비로서 실비변상 정도의 금액, 자가운전보조금 월 20만 원 이내 등 |
회사가 남길 자료 | 매출전표·사용 목적·정산서·이체 내역 | 지급 규정·급여대장·원천징수 |
자가운전보조금은 직원이 소유하거나 본인 명의로 빌린 차를 직접 운전해 회사 업무에 쓰고, 실제 여비를 받는 대신 회사 규칙의 지급기준에 따라 받는 금액 중 월 20만 원까지만 비과세입니다(소득세법 시행령 제12조 제3호). 시내 출장 주유비를 영수증대로 따로 정산해 주면서 자가운전보조금도 주면, 실제 여비를 받는 대신 받는 돈이라는 조건과 맞지 않습니다.
따라 하는 정산 순서
1.
영수증 받기: 결제할 때 카드 매출전표를 받거나 사진으로 남깁니다. 부가세가 따로 적혀 있는지 확인합니다.
2.
사용 목적 적기: 건마다 출장지·거래처·물품 용도를 한 줄로 적습니다. 거래처 접대라면 상대 회사명도 적습니다.
3.
정산서 작성과 결재: 직원별·월별 정산서에 전표를 붙이고 대표나 관리자가 결재합니다. 개인 지출이 섞였으면 이 단계에서 뺍니다.
4.
계좌로 이체: 정산서 합계만큼 회사 계좌에서 본인 계좌로 보냅니다. 현금으로 주지 않습니다.
5.
장부와 부가세 반영: 비용 계정으로 기록하고, 공제 대상 전표는 결제일이 속한 과세기간의 신용카드매출전표등 수령명세서에 넣습니다.
정산서에 미리 넣어 둘 확인 항목은 다음과 같습니다.
결제일, 가맹점, 공급가액·부가세액
사용 목적과 관련 업무
여객운송·영수증 발급 간이과세자·승용차 주유비 등 공제 제외 전표 표시
기업업무추진비 해당 여부와 1회 금액
결재자와 이체일
반대 방향: 사업용 카드에 섞인 개인 지출
반대로 법인카드나 사업용 카드로 병원비·학원비·가족 식사 같은 개인 지출을 했다면, 그 금액은 비용과 매입세액 공제에서 빼야 합니다. 사업과 직접 관련이 없는 지출의 매입세액은 공제하지 않습니다(부가가치세법 제39조 제1항 제4호). 법인이라면 법인이 부담한 사적 지출이 손금불산입되고 귀속자에게 상여 등으로 처분될 수 있습니다(법인세법 제67조). 정리 방법은 아래 법인카드 사적 사용 글에서 따로 다룹니다.
함께 보면 좋은 글
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법인카드를 사적으로 썼다면 — 가지급금과 상여 사이, 어떻게 정리하나: 이 글과 반대 방향인 사업용 카드의 개인 지출 정리를 다룹니다.
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대표이사 가수금 활용 가이드: 법인세 절감과 리스크 관리: 대표 개인카드 결제분을 정산하지 않고 둘 때 쌓이는 가수금의 처리를 설명합니다.
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개인사업자 사업용 신용카드 – 홈택스 등록부터 관리까지: 개인사업자가 개인카드를 사업용 카드로 등록하는 절차를 확인할 수 있습니다.
관련 법령
1.
부가가치세법 제46조 (신용카드 등의 사용에 따른 세액공제 등)
→ 일반과세자에게서 부가세가 구분 기재된 신용카드매출전표 등을 받고, 수령명세서를 제출하며 전표를 보관하면 그 부가세액을 공제할 수 있는 매입세액으로 봅니다(제3항). 카드 명의는 요건에 들어 있지 않습니다.
2.
부가가치세법 시행령 제88조 (신용카드 등의 사용에 따른 세액공제 등)
→ 목욕·이발·미용업, 여객운송업(전세버스 제외), 입장권 사업 등과 영수증만 발급하는 간이과세자에게서 받은 전표는 공제 대상에서 빠집니다(제5항). 전표 보관은 월별이용대금명세서 등 소득세법·법인세법이 정한 방법으로도 할 수 있습니다(제7항).
3.
부가가치세법 제39조 (공제하지 아니하는 매입세액)
→ 사업과 직접 관련이 없는 지출, 개별소비세 과세 대상 승용차의 구입·유지 비용, 기업업무추진비 관련 매입세액은 카드 명의와 상관없이 공제하지 않습니다(제1항 제4호–제6호).
4.
법인세법 제25조 (기업업무추진비의 손금불산입)
→ 한 차례 3만 원(경조금 20만 원)을 넘는 기업업무추진비는 신용카드 등 적격증빙으로 지출해야 손금이 되고, 이때 신용카드는 법인 명의로 발급받은 것이어야 합니다(같은 법 시행령 제41조 제1항·제6항).
5.
소득세법 시행령 제38조 (근로소득의 범위)
→ 여비 명목으로 받는 월액·연액 급여와 업무에 쓴 것이 분명하지 않은 판공비 등은 근로소득에 포함됩니다. 실비변상 정도의 여비와 월 20만 원 이내 자가운전보조금은 같은 영 제12조에 따라 비과세입니다.
6.
소득세법 제160조의2 (경비 등의 지출증명 수취 및 보관)
→ 사업자에게서 재화·용역을 받고 대가를 지급하면 신용카드매출전표 등 적격증빙을 받아 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관해야 합니다. 법인은 법인세법 제116조가 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하도록 정합니다.
위 조문은 2026년 10월 기준이며, 법제처 국가법령정보센터에서 최신 내용을 확인하실 수 있습니다.
개인카드 정산 내역이 몇 달 치 쌓여 있다면, 세무법인청년들과 공제 대상 전표와 비용 인정 범위를 건별로 나눠 보시기 바랍니다.
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